Ile kosztuje zakwaterowanie pracowników i co wpływa na cenę noclegu?

Firmy planujące zakwaterowanie pracowników najczęściej pytają od razu o cenę za dobę, choć ostateczny koszt zależy od kilku czynników naraz, takich jak standard pokoju, liczba osób przypadających na jedną kwaterę oraz długość pobytu. W tym artykule pokazujemy, jakie czynniki wpływają na cenę noclegu pracowniczego i jak wygląda rozliczenie miesięczne dla firmy. Jako Kwatery Dla Firm oferujemy zakwaterowanie we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku od ponad 20 lat, dlatego znamy pytania, które zadaje dział kadr lub kierownik budowy zanim zdecyduje się na konkretny obiekt.

Od czego zależy cena kwatery pracowniczej?

Cena kwatery pracowniczej zależy przede wszystkim od czterech elementów: standardu pokoju, lokalizacji obiektu, liczby osób zakwaterowanych razem oraz długości pobytu. Pokój z własną łazienką w nowszym budynku kosztuje więcej niż miejsce w pokoju wieloosobowym ze wspólnym węzłem sanitarnym, a obiekt położony bliżej centrum Wrocławia zwykle ma wyższą stawkę niż kwatera w mniejszej miejscowości Dolnego Śląska. Znaczenie ma też sezon, ponieważ w długie weekendy, święta i sylwestra stawki mogą się różnić od cen w standardowe dni robocze. Kolejnym czynnikiem jest długość rezerwacji. Im dłużej pracownik zostaje w jednym miejscu, tym niższa staje się stawka za dobę, ponieważ oferujemy niższe ceny przy pobytach wielotygodniowych i miesięcznych. Firma planująca zakwaterowanie większej ekipy powinna więc od razu określić przybliżony czas trwania kontraktu i liczbę osób, bo te dwie informacje pozwalają dobrać obiekt i wycenić pobyt znacznie dokładniej niż ogólne pytanie o cenę za dobę. Dlatego przy pierwszym kontakcie pytamy zawsze o lokalizację, liczbę osób i przewidywany czas trwania kontraktu, zanim podamy konkretną stawkę za dobę lub za miesiąc.

Standard pokoju a wysokość stawki za nocleg

Standard pokoju to jeden z głównych czynników różnicujących cenę. W naszej ofercie znajdują się pokoje w budżetowym Hostelu Trzy Kolory i wyższy standard w Vanilla Hostel and Apartments, dlatego stawki za dobę mieszczą się zwykle w przedziale od 35 do 70 zł na osobę w zależności od wybranego obiektu. Pokoje z własną łazienką, pełnym wyposażeniem i lepszym stanem technicznym mają wyższą cenę niż pokoje z węzłem sanitarnym na korytarzu, ale każda kwatera w naszej ofercie zapewnia dostęp do kuchni, Wi-Fi, telewizora oraz miejsca parkingowego niezależnie od standardu. Firma wybierająca zakwaterowanie dla pracowników fizycznych zwykle stawia na niższy budżet i podstawowe warunki, natomiast dla kadry kierowniczej lub specjalistów oddelegowanych na dłużej lepiej sprawdza się wyższy standard z większą prywatnością. Ceny podajemy zawsze netto na osobę za dobę, a ostateczna stawka zależy od konkretnej lokalizacji, dlatego przed rezerwacją najlepiej podać nam liczbę osób i planowany termin pobytu, żeby przygotować dokładną wycenę dla całej ekipy.

Liczba osób w kwaterze a koszt na pracownika

Liczba osób przypadająca na jeden pokój ma bezpośredni wpływ na koszt przypadający na pojedynczego pracownika. Pokój jednoosobowy lub dwuosobowy z reguły kosztuje więcej na osobę niż pokój wieloosobowy, ponieważ ta sama powierzchnia i infrastruktura, czyli łazienka, kuchnia i część wspólna, rozkłada się na mniejszą liczbę osób. Firmy zatrudniające większe ekipy budowlane lub produkcyjne najczęściej wybierają pokoje wieloosobowe, ponieważ pozwala to obniżyć koszt zakwaterowania całej grupy przy zachowaniu podstawowego standardu i pełnego dostępu do kuchni oraz łazienki. Z kolei firmy kwaterujące kadrę kierowniczą albo specjalistów pracujących samodzielnie zwykle akceptują wyższą stawkę za pokój jednoosobowy w zamian za większy komfort i ciszę po pracy. Przy doborze liczby osób na pokój znaczenie ma też charakter pracy zmianowej, bo pracownicy wracający z różnych zmian w tym samym pokoju mogą sobie nawzajem przeszkadzać, a to wpływa na jakość odpoczynku równie mocno jak sam standard obiektu.

Rozliczenia miesięczne i faktura VAT dla firmy

Firmy zatrudniające pracowników na dłuższy czas najczęściej rozliczają zakwaterowanie w stawce miesięcznej zamiast płacić za każdą dobę osobno. Miesięczny koszt zakwaterowania na osobę mieści się zwykle w przedziale od 750 do 1050 zł, a dokładną kwotę ustalamy indywidualnie po podaniu liczby osób, lokalizacji i planowanego okresu pobytu. Taka forma rozliczenia ułatwia planowanie budżetu działu kadr, ponieważ firma z góry zna miesięczny koszt zakwaterowania całej ekipy niezależnie od liczby dni roboczych w danym miesiącu. Do każdej rezerwacji oferujemy fakturę VAT, o którą trzeba wystąpić przed terminem płatności, podając pełne dane firmy, czyli nazwę, adres i numer NIP. Bez podania tych danych przed płatnością wystawiamy paragon fiskalny zamiast faktury, dlatego dział księgowości najlepiej informować o rezerwacji z wyprzedzeniem. Dodatkowo koszt noclegu pracownika oddelegowanego bywa traktowany jako jego dodatkowy przychód powyżej limitu 500 zł miesięcznie, jeśli miejsce zamieszkania pracownika znajduje się poza miejscowością siedziby firmy. Ostateczne rozliczenie podatkowe najlepiej ustalać wspólnie z księgowością firmy, bo zależy od indywidualnej sytuacji każdego pracownika.

Aktualny cennik zakwaterowania we Wrocławiu i okolicy

Ceny zakwaterowania pracowniczego w naszej ofercie zaczynają się od 25 zł za dobę, a konkretna stawka zależy od obiektu, standardu i długości pobytu. W przypadku pokoi i apartamentów z własną łazienką stawki mieszczą się zwykle w przedziale od 40 do 60 zł na osobę za dobę, a w Willi Bałkańskiej od 40 do 70 zł w zależności od pokoju. W Legnicy i Jaworze ceny wynoszą od 35 do 65 zł na osobę, w Jelczu Laskowicach od 35 do 50 zł, a w budżetowym Hostelu Trzy Kolory od 35 do 65 zł w zależności od liczby osób w pokoju. Doba w każdym obiekcie zaczyna się o godzinie 14 i kończy o 10 rano następnego dnia, a za przedłużony pobyt do 4 godzin po wymeldowaniu naliczamy połowę stawki dobowej, a powyżej 4 godzin pełną stawkę za kolejną dobę. Przy rezerwacjach na dłużej niż miesiąc ustalamy indywidualną stawkę miesięczną, zwykle niższą niż suma cen za pojedyncze doby. Aktualne ceny dla konkretnej lokalizacji, terminu i liczby pracowników podajemy po kontakcie telefonicznym lub mailowym, ponieważ stawki mogą się różnić w zależności od dostępności pokoi w danym momencie.

Cena zakwaterowania pracowniczego zależy od wielu czynników

Cena zakwaterowania pracowniczego zależy od standardu, lokalizacji, liczby osób w pokoju i długości pobytu, dlatego najdokładniejszą wycenę przygotowujemy zawsze po rozmowie o konkretnych potrzebach firmy. Pełny cennik dla Wrocławia znajdziesz na stronie cennik kwater dla firm we Wrocławiu, gdzie prezentujemy aktualne stawki dla poszczególnych obiektów. Zadzwoń  lub napisz, a przygotujemy wycenę zakwaterowania dopasowaną do wielkości Twojej ekipy i długości kontraktu.